Beispiele für bisherige Projekte

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Ulrich Bähr
Rothschwaiger Str. 1
82296 Schöngeising (bei München)

In der Folge sind einige ECM-Projekte aufgelistet. Für jeden Kunden und in jedem Einzelfall sehen solche Projekte natürlich immer anders aus:

Formular-Server

Ein Finanzdienstleister hat hunderte Formularvordrucke mit Word-Makro-Technik im Einsatz. Er möchte Sie zukünftig zentral verwalten und verhindern, daß die Mitarbeiter unautorisierte Änderungen an den Vordrucken vornehmen. Er entscheidet sich für PDF-Formulare, da sie auch die erforderliche Repräsentativität sicherstellen. Das System muß mehrsprachig sein und in allen internationalen Tochtergesellschaften nutzbar sein.

Für den Kunden habe ich eine SOA-Architektur entwickelt mit einem Repository mit feingranularem Rechtesystem für Formulare. Formularprototypen zeigten, wie man intensiv Fragmente nutzen kann. So konnte die Wiederverwendung von Formularteilen maximiert werden. Die Anwender in ihrer Vertragsverwaltung aus den für sie freigegebenen Formularvordrucken einen auswählen und den Ausdruck anstoßen. Die erstellten Formulare werden dabei mit den Daten des aktuellen Vertrages gefüllt. Barcodes ordnen Formularrückläufe aus dem Posteingang automatisch den richtigen Vorgängen zu. Alle erstellten Dokumente werden in einem bereits bestehenden DMS abgelegt. Der LiveCycle-Forms-Server ist zentraler Bestandteil des Konzepts.

Die Vielzahl an Schnittstellen erforderte eine umfangreiche Abstimmung mit allen Prozeßbeteiligten incl. Marketing.

Fazit: Der Kunde erhielt ein realisierungsfertiges Architekturkonzept, das allen Anforderungen gerecht wurde.

Rechnungseingangs-Workflow

Die eingehenden Kuverts mit Rechnungen werden geöffnet und auf Stapel gelegt. Die Stapel werden in einem kleinen Tischscanner in wenigen Minuten gescannt und erscheinen auf dem Monitor daneben in einer Scan-Software. Die Scan-Bilder werden hier kontrolliert und ggf. korrigiert (gedreht etc.). Die Scan-Bilder werden im Hintergrund in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) verwahrt und automatisch an ein Capturing-System weitergereicht. Das liest möglichst viele Daten aus den Rechnungen (Rechnungsdatum, Kreditor, Rechnungsposten etc.) Zweifelhafte und nicht erkennbare Fälle legt das System einem Mitarbeiter vor, der auf einem großen Bildschirm das Scan-Bild der Rechnung sieht und farbig markiert die fragwürdigen Stellen. So können die fehlenden Daten effizient nacherfaßt werden.

Nachdem nun alle Daten einer Rechnung erfaßt sind, wird für jede Rechnung automatisch ein Workflow gestartet, der sicherstellt, daß für jeden Posten der Rechnung die Zuständigen die Richtigkeit abzeichnen. Das Programm des DMS-/Workflow-Systems bietet dazu den Mitarbeitern eine Art Postfach, in dem neue zu bearbeitende Rechnungen erscheinen. Durch einen Doppelklick auf so eine Rechnung sehen sie alle erfassten Daten und auf Wunsch auch das Scan-Bild der Rechnung. Auf der Bildschirmmaske klicken sie ihre Entscheidung, weisen den Rechnungsposten die Konten zu, hinterlassen einen Kommentar oder entscheiden, wer die Rechnung als nächstes erhalten soll.

Wenn eine Rechnung mit allen Posten endgültig freigegeben oder abgelehnt wurde, geht sie an den Buchhalter, der sie endgültig zur Zahlung freigibt. Dadurch wird eine Import-Datei für die Finanzbuchhaltung erstellt und die Rechnung ist verbucht.

Fazit: Der Kunde erreichte die gewünschte deutliche Beschleunigung der Kontierung und Freigabe. Der Personalaufwand sank. Für den Kunden unerwartet sank auch noch die Zahl der Buchungsfehler (Zahlendreher etc.) deutlich.

Posteingangs-Workflow

Der Kunde war bereits mit großen Multifunktionsdruckern für jede Abteilung ausgestattet. Diese Drucker konnten auch scannen. Damit sollte eine preisgünstige Lösung geschaffen werden.

Der allgemeine Posteingang wird weiter von Hand sortiert und als Papier in die Sekretariate der einzelnen Abteilungen gebracht. Dort scannt die Sekretärin den Inhalt jeden Kuverts als mehrseitiges PDF in ein bestimmtes Verzeichnis. Ein kleines Programm startet daraufhin für jedes PDF einen Workflow, der als erstes bei der Sekretärin selbst landet. Sie ergänzt auf der Bildschirmmaske des Workflowprozesses einige Indexfelder, damit das Poststück damit später im Dokumentenmanagement-System (DMS) gefunden werden kann (Briefdatum, Absender, Themengebiet). Durch das erfasste Themengebiet ist der nächste Bearbeiter bestimmt. Das Programm des DMS-/Workflow-Systems bietet den Mitarbeitern eine Art Postfach, in dem neue zu bearbeitende Poststücke erscheinen. Durch einen Doppelklick auf so ein Poststück sieht der Mitarbeiter das Scan-Bild des Briefes. Er kann den Vorgang mit dem Brief nun kommentieren, weiterleiten oder beenden.

Fazit: Der Kunde konnte ohne weitere Lizenzkosten sein bereits vorhandenes DMS-/Workflowsystem und die bereits vorhanden Drucker-Scanner-Geräte zusätzlich für die Postbearbeitung nutzen. Die Liegezeiten der Post in den diversen Postfächern sank deutlich, die Postbearbeitung beschleunigte sich. (In einer späteren Ausbaustufe kann der Kunde den Posteingang zentralisieren und den Papiertransport im Haus endgültig abschaffen. Das wird die Effizienz der Postbearbeitung weiter steigern.)

Amortisationsrechnung

Der Kunde erwartet eine Verdoppelung seines Auftragsvolumens, möchte die Buchhaltung aber nach Möglichkeit mit dem bestehenden Personal bewältigen. Zu klären war daher: Ist das mit einem ECM-System zu realisieren? Würde sich ein ECM-System amortisieren?

Da die üblichen Motivationen für ein ECM-System (Durchlaufzeitbeschleunigung, Qualitätsverbesserung, Platzeinsparung etc.) hier keine Rolle spielten, lief die Fragestellung auf eine reine Amortisationsrechnung hinaus. In einer Ist-Analyse wurde der Weg der Rechnungen verfolgt und (mit der Stoppuhr) gemessen. Auf diese Weise konnte der Kostenanteil für die Rechnungsbearbeitung in der Buchhaltung ermittelt werden. In einem Soll-Konzept wurde ein adäquates ECM-System konzipiert. Daraufhin wurde die Entwicklung der Kosten und Investitionen in der Buchhaltung für die nächsten Jahre gegenübergestellt: Mit ECM-Einsatz und ohne ECM-Einsatz.

Fazit: Der Kunde erhielt eine fundierte Entscheidungsgrundlage für und gegen den Einsatz eines ECM-Systems. Zudem erhielt er eine Anforderungsliste für eine ECM-System, die von einem Berater stammt, der unabhängig von einem ECM-Herstellers ist. In diesem Fall sprach die Studie für den Einsatz von ECM und der Kunde konnte sich zudem die Lizenzen für bestimmte ECM-Komponenten sparen (und andere dringend benötigte Komponenten in die Ausschreibung aufnehmen.)

Skripting für den LiveCycle-Designer

Ein SAP-Beratungshaus nutzte den Adobe LiveCycle-Designer für SAP Dynamic Forms. Bestimmte Probleme bei Druckformularen ließen sich nur mit Scripting lösen und hier fehlte die Erfahrung.

In ein paar telephonischen Vorgesprächen wurden die Kernthemen des Workshops geklärt. In einer kleinen homogenen Gruppe wurden an 2 Tagen vor Ort einige Grundlagen des LiveCycle-Designers gezeigt. Vor allem wurden aber an Hand einiger Formularprobleme aus der Praxis die Möglichkeiten des Skriptings mit dem LiveCycle-Designer geklärt. Ich zeigte dazu einige Beispiele per Beamer, die Teilnehmer übten das Gelernte daraufhin an diversen kleine Aufgaben.

Fazit: Die Teilnehmer sparten sich längeres Selbststudium und die Reisekosten zu einem Kurs. Häufig auftretende Probleme der täglichen Arbeit mit Formularen konnten gleich gelöst werden und die Teilnehmer konnten Ihren Kunden leistungsfähigere Formulare liefern.

Leasingberechnung mit dem LiveCycle-Designer

Eine schweizer Bank möchte Ihren Beratern ein Formular an die Hand geben, mit dem Varianten für ein Leasingangebot gerechnet werden können. Das Formular soll dann gleich alle 14 nötigen Formulare für die Abwicklung des Leasinggeschäfts ausgeben - ohne daß irgendwelche Daten doppelt eingegeben werden. Das Formular soll von der Zentrale für jeden Berater vorkonfiguriert werden können (eigene Zinstabellen etc.). Das Formular soll jederzeit zwischen den Sprachen deutsch, französisch und italienisch umschaltbar sein.

Zusammen mit einem Partner konnten diese Anforderungen(und noch etliche mehr) mit dem LiveCycle-Designer verwirklicht werden. Über 2000 Zeilen Code wurden dazu erstellt. Großer Wert wurde auf eine gute Performance gelegt.

Fazit: Der Kunde hat ein unkompliziertes, leistungsfähiges Programm zur Leasingberechnung in Form eines PDFs mit repräsentativen druckfertigen Formularen ohne Progamminstallationen. Er kann es zukünftig selbst konfigurieren und wird dazu keine Software-Abteilung mehr benötigen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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