ECM-Expertise

Sie möchten papierlose Prozesse einführen, Dokumente elektronisch mit einem Dokumenten-Managementsystems (DMS) archivieren, Workflows einrichten etc.
Das hat noch jeden überfordert, der damit zum ersten Mal konfrontiert war.

  • Was soll so ein DMS überhaupt können?
  • Benötige ich in meinem Fall diese vielen Features, mit denen die Hersteller werben?
  • Muss ich meine Arbeitsabläufe umstellen, wenn ich einen Workflow einführe?
    Und wenn ja: wie?
  • Was schreibt man in eine Ausschreibung, damit die Anbieter auch verstehen, was ich meine?

Man muß nicht alles selbst machen. ECM-Systeme sind schnell unternehmenskritisch - da sollte nichts schief gehen. (Wenn ein DMS stehen bleiben sollte, könnten Ihre Mitarbeiter heimgehen. Glücklicherweise kann man DMS-Systeme so installieren, daß sie sogar in Krankenhäusern höchst zuverlässig laufen.) Daher:
Ziehen Sie einen unabhängigen Fachmann hinzu!

Worauf es ankommt

Wählen Sie, welche Expertise Sie in Ihrem Projekt benötigen:

Beratung
Oft genügt auch eine kurze Information [mehr]

Kompetenz
Wer mehr gesehen hat, kann auch mehr weitergeben [mehr]

Unabhängigkeit
Die Informationen sollen ohne Hintergedanken geliefert werden [mehr]

Kompetenz
Das Projekt soll sich rechnen [mehr]

Beratung
Wie ändern sich die Abläufe?
Wie laufen sie jetzt?[
mehr]

Beratung
Produktauswahl. Ausschreibungs-Unterstützung. [mehr]

 

 

Interessiert? Klären Sie die Details:
Tel. 0171 / 354 60 44
Mail:
baehr@paperless-process.de

Ulrich Bähr
Rothschwaiger Str. 1
82296 Schöngeising (bei München)

Beratung nach Maß

Sie müssen sich nicht wochenlang selbst in die Thematik einarbeiten und bekommen genau die Antworten, die sie suchen.
Sie müssen kein großes “Beratungspaket” kaufen. Meine Studien sind nicht 200 Seiten dick, wenn das gar nicht erforderlich ist. Entscheiden Sie selbst, wieviel Beratung Sie benötigen!
Sie möchten nur 1 Tag lang mit jemanden darüber reden, ob Ihre Probleme überhaupt mit einem ECM gelöst werden? Kein Problem, machen Sie gleich einen Termin aus!

Erfahrung

Ich habe schon etliche Papierlose Prozesse gesehen und kenne die Prozesse aus den unterschiedlichsten Anwendungen: LifeScience, Versicherungen, Finance, Öffentliche Verwaltung, Produktion etc.
Ich habe bei über
70 Kunden ECM-Projekten durchgeführt - kleine und sehr große.

Letztlich entscheidend ist aber, ob Sie das Gefühl haben, verlässliche und hilfreiche Antworten zu bekommen. Ich empfehle daher bei jeder Beratung mit kleinen Schritten zu beginnen. So können Sie schnell erkennen, wie kompetent ein Ratgeber wirklich ist.

Unabhängigkeit

Ich bin nicht Partner eines Herstellers. Ich beraten Sie nicht, um ein Produkt zu verkaufen.
Die Prozessberatung ist hersteller-neutral. Für mich kann das Ergebnis einer gelungenen Beratung auch sein: “Bleiben Sie bei Ihrer alten Vorgehensweise!” oder “In Ihrem Fall ist ein spezielles Produkt nötig, bei dem ich nicht die Realisierung übernehmen kann.” (Oft erweist sich der ECM-Produkteinsatz aber trotzdem als sinnvoll und glücklicherweise kann ich meine Kunden bei der Realisierung auch meist selbst unterstützen.)

Amortisation

Sie erwägen die Einführung eines Workflows oder eines Scanning-Prozesses und fragen sich: Welchen Betrag müßte ich in die Hand nehmen? Welche Summe wird jährlich abgeschrieben? Was sind die laufenden Kosten? Was kostet mich mein existierender Prozess derzeit?

Sie möchten zwei-dimensionale Barcodes für ein Formular nutzen. Was kann man damit einsparen? Was wären die Alternativen und ab wann rechnen sich die Mehrkosten für den Barcode?

Ich habe mehrere Berechnungsmodelle entwickelt, um diese Fragen zu beantworten.

Prozesse

Sie haben leichte Zweifel, ob die Prozesse in Ihrem Bereich effizient sind und möchten sie - unabhängig vom Technikeinsatz - optimieren.
Sie möchten ihre derzeitigen Abläufe dokumentiert haben ehe Sie über Änderungen nachdenken.
Der Einsatz eines neuen ECM-Systems mit DMS und Workflow ermöglicht ganz neue Abläufe, die mit Papier gar nicht möglich waren. Wie kann man die Sachbearbeitung nun anpassen, um das Optimum aus der Investition in die neue Technik herauszuholen?

Das sind typische Fragestellungen aus dem Bereich Business Process Management (BPM). In irgendeiner Form stellen sie sich bei jedem ECM-Projekt.

Ich dokumentiere Ihre Prozesse mit der Standardmethode BPMN und optimiere mit Ihnen die Abläufe.

Produkte

Etliche ECM-Produkte jeder Art konkurrieren um einen Platz in Ihrem Serverraum. Jedes hat bestimmte Features, die die die anderen (angeblich) nicht haben. Was bedeuten dabei die diversen Fachbegriffe wirklich? Welchen Satz Features benötigen Ihre Anwender und Administratoren tatsächlich?
Ich erstelle für Sie Anforderungsprofile, die Sie in Ihren Produktausschreibungen nutzen können.

Es nützt bei einer Produktausschreibung wenig, seitenlange Feature-Listen bei den Herstellern abzufragen. Einige Features können sich sogar gegenseitig ausschließen; Sie machen sich unnötig viel Arbeit und bekommen am Ende doch nicht zuverlässig das geeignete System. Es kostet hingegen wenig und bringt viel, einen Fachmann zur Erstellung von Ausschreibungen heranzuziehen. Und wenn die Herstellerantworten bei Ihnen eintreffen, müssen Sie eine beachtliche Lastspitze abarbeiten, um die Antworten zu bewerten und auszuwerten. Auch hier kann ein Externer helfen rechtzeitig fertig zu werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Lassen Sie sich nicht verwirren!
 ECM-Projekte beginnen mit Nachdenken.